Input:

Použití soukromého vozidla zaměstnance

30.6.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

7.2.12.2
Použití soukromého vozidla zaměstnance

Ing. Ivan Macháček

Zákoník práce (ZP) rozeznává v § 157 ZP dva případy použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, k pracovní cestě zaměstnance. Jde o následující případy:

Použití silničního motorového vozidla se souhlasem zaměstnavatele

Zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle § 157 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.

Použití silničního motorového vozidla na žádost zaměstnavatele

Zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle § 157 odst. 3 ZP přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Vymezení soukromého vozidla zaměstnance

V obou případech se jedná o jakékoliv silniční motorové vozidlo s výjimkou vozidla zaměstnavatele, tedy např. může jít o vlastní vozidlo zaměstnance nebo o vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil od známých, příbuzných či z půjčovny, ale může jít také o vozidlo zaměstnance, který je současně podnikatelem a vozidlo využívá pro podnikatelské účely, ale nemá je vložené do obchodního majetku, popř. půjde o vozidlo pořízené na finanční leasing.

Podmínkou je žádost zaměstnavatele

Základní podmínkou pro poskytnutí základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty však je, že zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo k výkonu pracovní cesty (tuzemské či zahraniční) na výslovnou žádost zaměstnavatele. Podle § 153 ZP určuje zaměstnavatel vysílající zaměstnance na pracovní cestu rovněž způsob dopravy. Pokud by zaměstnavatel například určil jako způsob dopravy autobus nebo vlak a zaměstnanec by se souhlasem zaměstnavatele použil na pracovní cestu svůj soukromý osobní automobil, nebude mít zaměstnanec nárok na proplacení cestovních náhrad za použití osobního automobilu.

Výše sazby základní náhrady

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí v roce 2020 podle vyhlášky MPSV č. 358/2019 Sb. a v návaznosti na § 157 odst. 4 a 5 ZP u silničních motorových vozidel:

  • u zaměstnavatelů podnikatelské sféry nejméně 4,20 Kč/km, při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. V případě, že zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije na pracovní cestu soukromý nákladní automobil nebo autobus, popřípadě traktor, přísluší zaměstnanci základní náhrada nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené pro osobní automobil. Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána (v kolektivní smlouvě) nebo určena zaměstnavatelem (např. vnitřním předpisem) před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci podle § 158 odst. 1 ZP sazba základní náhrady v minimální výši, jak bylo uvedeno (4,20 Kč/km u osobních silničních motorových vozidel),

  • u zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry sazbu základní náhrady nelze sjednat nebo před pracovní cestou určit ve vyšší částce (pro osobní silniční motorové vozidlo platí 4,20 Kč/km).

Stanovení náhrady za spotřebované PHM

Náhradu za spotřebované pohonné hmoty určí zaměstnavatel ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství pohonné hmoty spotřebované vozidlem. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 ZP vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty stanovenou vyhláškou MPSV, pro rok 2020 se jedná o vyhlášku č. 358/2019 Sb.

Druh pohonných hmot Průměrná cena v Kč za 1 litrv roce 2019 Průměrná cena v Kč za 1 litrv roce 2020
Benzin automobilový 95 oktanů 33,10 32,00
Benzin automobilový 98 oktanů 37,10 36,00
Motorová nafta 33,60 31,80
Elektřina (za 1 kilowathodinu) - 4,80

V případě, že poplatník chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).

Spotřeba PHM

V § 158 odst. 4 ZP se uvádí, že spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství uvedený v technickém průkazu použitého vozidla (v tomto případě se nepočítá spotřeba pohonných hmot aritmetickým průměrem údajů z technického průkazu). Není-li údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem ES v technickém průkazu uveden, vypočte zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

Příklad – použití soukromého vozidla zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije v červenci 2020 vlastní soukromé vozidlo na tuzemskou pracovní cestu. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba paliva pro kombinovaný provoz 5,6 l na 100 km. Zaměstnanec na tuzemské pracovní cestě ujede 620 km. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady.

Varianta A

Zaměstnanec předloží doklad o nákupu 40 litrů benzinu BA-95 v ceně 27,90 Kč/l, přičemž datum dokladu o tankování benzinu se shoduje s datem konání pracovní cesty.

Spotřeba pohonné hmoty činí 5,6 l/100 km.

Výpočet základní náhrady: 4,20 Kč/km x 620 km = 2 604 Kč.

Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,6 : 100 x 620 km x 27,90 Kč/l = 968,69 Kč.

Celková náhrada za použití osobního automobilu: 2 604 Kč + 968,69 Kč = 3 572,69 Kč, po zaokrouhlení 3 573 Kč.

Varianta B

Zaměstnanec nepředložil zaměstnavateli doklad o nákupu benzinu.

Výpočet základní náhrady: 4,20 Kč/km x 620 km = 2 604 Kč.

Cena benzinu podle vyhlášky č. 358/2019 Sb. ve výši 32,00 Kč/l.

Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,6 : 100 x 620 km x 32,00 Kč/l = 1 111,04 Kč.

Celková náhrada za použití osobního automobilu: 2 604 Kč + 1 111,04 Kč = 3 715,04 Kč, po zaokrouhlení 3 715 Kč, tedy o 142 Kč více než ve variantě A.

V dané situaci je pro zaměstnance výhodnější nepředložit doklad o nákupu benzinu, protože nakupoval benzin za nižší cenu, než je průměrná cena uvedená pro rok 2020 ve vyhlášce MPSV.

Náhrada nepřísluší spolucestujícím ve vozidle

V případě, že zaměstnanec použije při pracovní cestě na žádost zaměstnavatele své soukromé silniční motorové vozidlo a současně s ním cestují společně i další zaměstnanci, nepřísluší spolucestujícím náhrada jízdních výdajů ve